تیم مجازی چیست | مزایای تیم سازی مجازی

ایجاد یک تیم مجازی یکی از روش‌های خوب برای داشتن آزادی عمل در اداره یک کسب و کار سایبری است. از دیدگاه مثبت، این امکان را به شما می‌دهد که کمتر کار کنید، چرا که می‌توانید وظایف را به دیگران واگذار نمایید.

همچنین،‌ به شما این امکان را می‌دهد که بهر‌ه‌وری بیشتری داشته باشید و خروجی کسب و کار خود را افزایش دهید. در نتیجه، می‌توانید درآمد بیشتری کسب نمایید.

اما از دیدگاه منفی، داشتن یک تیم به صورت مجازی به این معنا است که شما دیگر نمی‌توانید افرادی که با آنها کار می‌کنید را به صورت فیزیکی ببینید و با آنها ارتباط حضوری برقرار نمایید.

بنابراین، این امکان وجود دارد که آنها به درستی وظایف خود را انجام ندهند، و عملکرد قابل قبولی نداشته باشند.

نکته‌ای که در تیم‌سازی مجازی دارای اهمیت است آن است که، شما تیمی را تشکیل دهید که بتوانید به آن تکیه کنید و  مشغله خود را کاهش دهید، نه آنکه بیشتر شما را مشغول کند.

تعریف تیم مجازی

در ساده‌ترین تعریف، تیم مجازی را می‌توان تعدادی از افراد دانست که در مکان‌های مختلف جغرافیایی حضور دارند، اما به صورت گروهی بر روی یک پروژه فعالیت می‌کنند.

یک تیم مجازی (Virtual team)، از طریق تکنولوژی‌های ارتباطی با یکدیگر در تماس هستند، و بر خلاف سایر تیم‌ها دیگر محدودیت زمانی و مکانی برای اعضای آن وجود ندارد.

غالباً تیم‌های مجازی طول عمر محدودی دارند. به طوریکه پس از اتمام یک پروژه کاری، آنها نیز به فعالیت در کنار همدیگر پایان می‌دهند. این ویژگی باعث می‌شود تا به راحتی بتوان با افراد فریلنسر مستعد در سرتاسر جهان همکاری نمود.

اما از آنجا که اعضای تیم در یک محل نیستند و نمی‌توانند به صورت رو در رو با یکدیگر در تماس باشند. بنابراین موفقیت یک تیم مجازی در گرو ایجاد اعتماد سریع میان اعضای آن است.

برخی از عوامل که باعث موفقیت یک تیم مجازی می‌شوند عبارتند از :‌

بهره‌برداری از فناوری

استفاده از مزایای فناوری باعث ایجاد تیم‌سازی مجازی مطلوب می‌شود.

استفاده از کنفرانس‌های ویدیویی و سایر ابزارهای که مناسب برای برقراری ارتباط از راه دور است، باعث افزایش بهره‌وری می‌شوند.

اندازه تیم‌ مجازی

موفق‌ترین تیم‌های مجازی از نظر اندازه و تعداد اعضاء در سطحی قرار دارند که به راحتی قابل مدیریت می‌باشند.

این تیم‌ها معمولا کمتر از ده نفر می‌باشند و اعضاء می‌توانند با یکدیگر ارتباط موثر و جامعی برقرار کنند.

دیدار حضوری

اعضای تیم مجازی باید هرچند یکبار در سال با یکدگیر دیدار حضوری داشته باشند.

یکی از مهمترین‌ زمان‌ها برای دیدار حضوری، در زمان آغاز شروع یک پروژه است.

تشکیل تیم مجازی

درست مانند ایجاد یک تیم فیزیکی، نیاز است که برای ایجاد تیم مجازی نیز از اعضای متخصص برای همکاری دعوت کنیم.

برای اینکار نیز می‌توان درخواست همکاری را در فضاهای آنلاین، گروه‌های متخصصین، و وب‌سایت‌های یا رسانه‌های اجتماعی قرار دهیم.

سایت‌ درج آگهی

سایت‌های زیادی وجود دارند که می‌توانید تبلیغات خود را برای فروش کالا یا جستجوی خدمات در‌ آنها به صورت رایگان قرار دهید.

شما‌ می‌توانید از چنین سایت‌های برای درج آگاهی‌های درخواست همکاری نیز استفاده کنید.

اگرچه ممکن است آگاهی شما فقط چند هفته نمایش داده شود، اما این زمان کافی است تا بتوانید از متقاضیان استفاده کنید، تا از میان آنها اعضای ارزشمند تیم خود را انتخاب کنید.

سایت‌ علاقمندی‌ها

سایت‌های دیگری که می‌توانید از طریق آن متقاضیان را جستجو کنید. گروه‌های علامند ‌آنلاین است، که به افراد اجازه می‌دهد تا گروه‌های خود را تشکیل دهند.

در این سایت‌ها، افراد بر اساس علایق خود گروه‌های مختلفی ایجاد می‌کنند و در آنها عضو می‌شوند.

به عنوان مثال، اگر به دنبال افراد فریلنسر هستید، می‌توانید آگهی خود را به گروه آنها ارسال کنید.

یا اگر نیاز به بازاریابی آنلاین دارید، می‌توانید به گروه افراد متخصص در این زمینه پیام ارسال کنید.

شما می‌توانید به صورت رایگان به این گروه‌ها بپیوندید و پیام خود را برای آنها ارسال کنید.

سایت شخصی

داشتن سایت شخصی یا سایت فروشگاه اینترنتی به شما این امکان را می‌دهد تا آگهی خود را در آن درج کنید و از متقاضیان دعوت به همکاری نمایید.

اینکار باعث می‌شود تا شما زمان زیادی را صرف ارسال اطلاعات یکسان به متقاضیان نکنید.

شما باید همه اطلاعات را با توجه به ماهیت و فرایند کاری در سایت خود قرار دهید تا متقاضیان بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.

شبکه‌های اجتماعی

یکی از بهترین فضاها برای جستجوی متقاضیان متخصص، استفاده از رسانه‌های اجتمای مانند، اینستاگرام یا لینکدین است.

همچنین، گروه‌های فریلنسینگ مختلفی در شبکه‌های اجتماعی مانند فیس‌بوک وجود دارند، که در آنها نیز می‌توانید اقدام به ارسال پیام نمایید.

بازاریابی دهان‌به‌دهان

تبلیغات دهان‌به‌دهان (word of mouth advertising)، می‌تواند راه دیگری برای جذب متقاضیان باشد.

به صورت آشکار از کسب و کار اینترنتی خود با دیگران صحبت کنید، احتمالا آنها دوستان یا همکارانی دارند که به شما معرفی خواهند کرد.

مدیریت تیم مجازی

ایجاد تیم مجازی به معنای انعطاف‌پذیری و آزادی عمل بیشتر است و اعضای تیم از مزایایی مانند کارایی بیشتر برخورد هستند.

اما مدیریت اعضای که در مکان‌های مختلف حضور دارند، دارای چالش‌های فراوانی است که باید از پیش برای هرکدام راهکاری تعریف نمود.

نحوه استخدام

لازم نیست که برای استخدام اعضای تیم مجازی مانند تیم فیزیکی سخت‌گیرانه عمل نمود. مگر آنکه فردی را برای یک پروژه بلند مدت بخواهید استخدام کنید.

گاهی اوقات، حتی لزومی به مصاحبه هم نیست و تنها باید نمونه‌ کارها و رزومه فرد را ببینید.

رزومه به شما سابقه‌ای از کارهای که متقاضی انجام داده است، نشان می‌دهد.

هنگام استخدام در یک تیم مجازی نباید میزان تحصیلات و تجربه مهمترین عامل تعیین کننده باشند. بلکه مهارت‌های فرد از اهمیت بیشتری برخوردار هستند.

در مورد بررسی نمونه کارها، آنها را جزء الزامات قرار دهید.

به عنوان مثال هنگام استخدام طراح وب‌سایت، از آنها بخواهید که یک صفحه وب ساده را بر اساس موضوع تایین شده، ایجاد کنند.

این روش، یک سنجش دقیق‌تر از مهارت‌های آنها است. تا اینکه از آنها بخواهید نمونه کارهای قبلی خود را برای شما ارسال کنند.

با استفاده از این روش، می‌توانید میزان مهارت آنها را به صورت کامل بررسی کنید.

انعقاد قرارداد

به خاط داشته باشید که مدیریت یک تیم مجازی مانند محیط فیزیکی نیست.

به ندرت قراردادهای در در محیط مجازی وجود دارند، و به ندرت یک فریلنسر برای پروژه بلند مدت استخدام می‌شود.

ذهنیتی که هنگام تشکیل یک تیم مجازی باید داشته باشید این است که افراد می‌توانند در هر زمان و گاهی حتی بدون اطلاع قبلی، همکاری با شما را قطع کنند.

از سوی دیگر، شما نیز می‌توانید در هر زمان به همکاری با آنها پایان دهید. چرا که توافقنامه بر اساس نیاز است.

شما حتی نیازی نیست که آنها به افراد تیم مجازی به صورت رسمی عنوان کنید که دیگر تصمیم به همکاری با آنها ندارید.

هر زمان که کار با آنها را متوقف کنید، آنها متوجه خواهند شد که دیگر عضوی از تیم مجازی نیستند.

گاهی مواقع ممکن است، شرایط برخی افراد بر روی کاغذ خوب به نظر نرسد. اما ممکن است که دارای مهارت‌های باشند که یک پروژه را به نحو احسنت به پایان برسانند.

فقط در ابتدا به آنها کارهای ساده بدهید تا اعتماد شما را جلب کنند، سپس بر اساس عملکرد آنها تصمیم‌گیری نمایید.